1. Zakres gromadzonych danych

Gromadzimy wyłącznie takie dane osobowe, które są niezbędne do realizacji naszych usług, zapewnienia komfortowej obsługi gości oraz prawidłowego funkcjonowania strony internetowej. Dane mogą być zbierane zarówno bezpośrednio od Ciebie, jak i automatycznie podczas korzystania z witryny.

1.1. Dane przekazywane podczas rezerwacji stolika

W ramach formularza rezerwacyjnego dostępnego na podstronie Rezerwacja możemy prosić o podanie między innymi:

• imię i nazwisko,
• adres e‑mail,
• numer telefonu kontaktowego,
• liczbę osób oraz preferowaną datę i godzinę wizyty,
• ewentualne dodatkowe informacje, takie jak preferencje dotyczące stolika, okazja, uwagi żywieniowe.

1.2. Dane związane z udziałem w wydarzeniach

W przypadku zapisów na wydarzenia społeczne – takie jak wieczory pokerowe o charakterze rekreacyjnym, degustacje, spotkania tematyczne oraz inne aktywności prezentowane w zakładce Wydarzenia lub Poker – możemy przetwarzać:

• dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko lub pseudonim, jeśli go używasz przy zapisach),
• dane kontaktowe (adres e‑mail, numer telefonu),
• informacje organizacyjne, np. preferowany termin wydarzenia, liczba uczestników w Twojej grupie.

Wieczory pokerowe organizujemy jako spotkania towarzyskie, nastawione na integrację i rekreację, a nie na hazard. Dane pozyskiwane w tym kontekście służą wyłącznie właściwej organizacji wydarzeń oraz komunikacji z uczestnikami.

1.3. Dane związane z subskrypcją newslettera i komunikacją marketingową

Jeśli zdecydujesz się zapisać do naszego newslettera lub wyrazić zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych dotyczących oferty gastronomicznej, kalendarza wydarzeń, nowości w menu czy wieczorów pokerowych o charakterze rozrywkowym, przetwarzamy przede wszystkim:

• adres e‑mail,
• imię lub pseudonim (jeśli je podasz),
• informacje o preferencjach komunikacyjnych (np. rodzaj treści, częstotliwość wysyłki).

1.4. Dane przekazywane w formularzach kontaktowych

Za pośrednictwem strony możesz skontaktować się z nami w kwestiach związanych z rezerwacjami, wydarzeniami, współpracą lub społecznością NeatSpaceCollective, m.in. przez zakładki Kontakt, Społeczność czy Doświadczenie. W tym celu możemy zbierać:

• imię i nazwisko lub nazwę firmy,
• adres e‑mail i numer telefonu (w zależności od formularza),
• treść Twojej wiadomości oraz ewentualne załączone informacje,
• dane identyfikacyjne reprezentanta firmy (jeśli kontakt dotyczy współpracy B2B).

1.5. Dane zbierane automatycznie podczas korzystania ze strony

Podczas odwiedzania naszej witryny możemy automatycznie gromadzić dane techniczne dotyczące sposobu korzystania ze strony, takie jak:

• adres IP i przybliżona lokalizacja (kraj, miasto),
• typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, typ urządzenia,
• odwiedzane podstrony (np. Menu, Wydarzenia, O nas), czas wizyty i sposób nawigacji po serwisie,
• identyfikatory plików cookies oraz podobnych technologii (patrz: sekcja 7).

Dane te mają najczęściej charakter zanonimizowany lub pseudonimizowany i nie pozwalają nam na bezpośrednią identyfikację konkretnej osoby bez powiązania z innymi informacjami, które dobrowolnie nam udostępnisz.

2. Cele przetwarzania danych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie w określonych, zgodnych z prawem celach, związanych z działalnością NeatSpaceCollective jako lokalu gastronomicznego i przestrzeni spotkań oraz z funkcjonowaniem naszej strony internetowej.

2.1. Obsługa rezerwacji stolików

Twoje dane służą nam do przyjmowania, potwierdzania oraz ewentualnej modyfikacji lub anulowania rezerwacji dokonanych za pośrednictwem zakładki Rezerwacja lub innych dostępnych kanałów kontaktu. Dzięki temu możemy przygotować dla Ciebie odpowiednie miejsce, zarządzać obłożeniem lokalu oraz zapewnić sprawną obsługę.

2.2. Organizacja eventów i wieczorów pokerowych

Dane zebrane w związku z zapisami na wydarzenia (np. przez Wydarzenia lub Poker) wykorzystujemy do tworzenia list uczestników, prowadzenia komunikacji organizacyjnej, zarządzania limitami miejsc, a także dopasowania oferty gastronomicznej do planowanej frekwencji. Wieczory pokerowe organizujemy jako wydarzenia towarzyskie, w których poker traktowany jest jako forma rozrywki i integracji, a nie hazardu; dane uczestników nie są wykorzystywane do celów związanych z działalnością hazardową.

2.3. Komunikacja marketingowa i budowanie społeczności

Jeśli wyrażysz na to wyraźną zgodę, możemy wykorzystywać Twoje dane (np. adres e‑mail) do przesyłania informacji o:

• nowościach w menu i specjalnych ofertach gastronomicznych,
• aktualnym kalendarzu wydarzeń towarzyskich i kulturalnych,
• organizowanych spotkaniach społecznościowych związanych z kartami, pokerem towarzyskim i innymi formami rozrywki,
• innych działaniach promocyjnych dotyczących NeatSpaceCollective.

Możemy również analizować skuteczność komunikacji marketingowej (np. współczynnik otwarć wiadomości, kliknięcia w linki prowadzące do stron Wydarzenia, Menu, Społeczność), aby lepiej dopasować treści do Twoich preferencji.

2.4. Poprawa jakości usług i doświadczenia użytkownika

Dane dotyczące sposobu korzystania ze strony wykorzystujemy w celach analitycznych, statystycznych i optymalizacyjnych, takich jak:

• ulepszanie nawigacji pomiędzy kluczowymi podstronami (np. od Doświadczenia do Rezerwacji),
• dostosowywanie treści i układu strony do najczęściej wybieranych funkcji (sprawdzanie menu, kalendarza wydarzeń, formularza rezerwacji),
• monitorowanie prawidłowego działania formularzy i szybkości ładowania strony na różnych urządzeniach.

W miarę możliwości korzystamy z danych zanonimizowanych lub pseudonimizowanych, aby ograniczyć zakres informacji, które pozwalają na bezpośrednią identyfikację użytkowników.

2.5. Realizacja obowiązków prawnych i dochodzenie roszczeń

W określonych sytuacjach możemy przetwarzać dane osobowe w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości) lub w celu ustalenia, dochodzenia bądź obrony przed roszczeniami związanymi z naszą działalnością, w tym w związku z rezerwacjami, usługami gastronomicznymi i organizacją wydarzeń.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

3.1. Zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

W niektórych przypadkach poprosimy Cię o wyrażenie wyraźnej zgody na przetwarzanie danych, w szczególności w zakresie:

• otrzymywania newslettera i informacji marketingowych,
• wykorzystania określonych plików cookies i podobnych technologii do celów analitycznych lub reklamowych (patrz: sekcja 7),
• przetwarzania dodatkowych informacji, które dobrowolnie podajesz w formularzach (np. preferencje dotyczące wydarzeń).

Zgodę możesz w dowolnym momencie wycofać, kontaktując się z nami lub korzystając z odpowiednich mechanizmów (np. link wypisu w stopce newslettera, ustawienia w banerze cookies). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

3.2. Niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Przetwarzamy dane w zakresie niezbędnym do przyjęcia i obsługi rezerwacji, organizacji wydarzeń oraz odpowiedzi na Twoje zapytania, gdy dochodzi lub może dojść do zawarcia umowy (np. rezerwacja stolika dla konkretnej grupy osób, organizacja wydarzenia specjalnego).

3.3. Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

W niektórych sytuacjach jesteśmy zobowiązani do przetwarzania danych w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, np. przechowywania dokumentacji księgowej, rozliczeń podatkowych, udzielenia odpowiedzi odpowiednim organom na ich prawnie umocowane żądanie.

3.4. Prawnie uzasadnione interesy administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Możemy przetwarzać Twoje dane także w zakresie niezbędnym do realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, w szczególności:

• zapewnienie bezpieczeństwa naszej strony internetowej i systemów informatycznych,
• analiza sposobu korzystania z serwisu oraz optymalizacja oferty i komunikacji,
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi z naszą działalnością.

W takich sytuacjach każdorazowo bierzemy pod uwagę Twoje interesy, prawa i wolności, aby dopilnować, że nie są one nadrzędne wobec naszych uzasadnionych interesów.

4. Odbiorcy danych

Dbamy o poufność Twoich danych osobowych i nie sprzedajemy ich innym podmiotom. Dane mogą być jednak udostępniane lub powierzane do przetwarzania wybranym partnerom, jeśli jest to niezbędne do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce Prywatności.

4.1. Partnerzy technologiczni i usługodawcy IT

Możemy korzystać z usług zewnętrznych dostawców odpowiedzialnych za:

• hosting i utrzymanie strony internetowej https://neatspacecollective.com,
• systemy rezerwacyjne i narzędzia do obsługi formularzy online,
• platformy mailingowe i narzędzia komunikacji elektronicznej,
• systemy analityczne służące do badania ruchu na stronie.

Podstawą współpracy są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, które zobowiązują te podmioty do stosowania odpowiednich środków ochrony i przetwarzania danych wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami.

4.2. Podmioty przetwarzające płatności

Jeżeli w ramach naszej oferty udostępniamy możliwość dokonywania płatności online za wybrane usługi (np. zaliczki na wydarzenia), możemy współpracować z operatorami płatności. W takim przypadku dane niezbędne do realizacji transakcji (np. imię, nazwisko, adres e‑mail, szczegóły płatności) są przekazywane do odpowiednich dostawców płatności zgodnie z ich regulaminami i politykami prywatności.

4.3. Organizatorzy wydarzeń i partnerzy współpracujący

W przypadku wydarzeń organizowanych wspólnie z zewnętrznymi partnerami (np. wieczory tematyczne, warsztaty, spotkania społecznościowe przy pokerze towarzyskim) wybrane dane uczestników mogą być udostępniane współorganizatorom wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji eventu. Partnerzy są zobowiązani do przetwarzania danych zgodnie z obowiązującymi przepisami i postanowieniami zawartych z nami umów.

4.4. Organy publiczne i uprawnione instytucje

W wyjątkowych przypadkach możemy zostać zobowiązani do udostępnienia danych właściwym organom publicznym lub instytucjom (np. sądom, organom ścigania) na podstawie przepisów prawa i prawnie uzasadnionych żądań.

5. Przechowywanie i bezpieczeństwo danych

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem przepisów prawa oraz wymogów dotyczących przedawnienia roszczeń.

5.1. Okresy przechowywania danych

• Dane związane z rezerwacjami stolików – przechowujemy przez czas niezbędny do obsługi wizyty oraz przez okres wymagany do celów rozliczeniowych, rachunkowych lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane uczestników wydarzeń – przechowujemy przez czas trwania wydarzenia i jego rozliczenia, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z organizacją eventu.
• Dane marketingowe (np. newsletter) – przetwarzamy do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania w tym celu.
• Dane z formularzy kontaktowych – przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi korespondencji, a w razie konieczności także dłużej, jeśli z korespondencji wynikają roszczenia lub jest ona ważna dla ustalenia lub obrony naszych praw.
• Dane techniczne i dane z cookies – przechowywane są przez czas wskazany w ustawieniach narzędzi analitycznych lub do momentu usunięcia plików cookies przez użytkownika (szczegóły w sekcji 7).

5.2. Środki bezpieczeństwa

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją, w tym:

• stosowanie szyfrowania połączeń (protokół HTTPS) na stronie https://neatspacecollective.com,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób i podmiotów, które muszą je znać w związku z realizacją swoich obowiązków,
• regularne aktualizacje oprogramowania i monitorowanie bezpieczeństwa systemów IT,
• stosowanie polityk haseł i procedur autoryzacji użytkowników systemów.

6. Prawa użytkowników

Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z przepisów RODO. W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami w sposób opisany w sekcji 8.

6.1. Prawo dostępu do danych

Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak – uzyskać dostęp do tych danych oraz informacji dotyczących m.in. celów, kategorii danych i okresu ich przechowywania.

6.2. Prawo do sprostowania danych

Jeżeli dane, które przetwarzamy, są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz zażądać ich sprostowania lub uzupełnienia.

6.3. Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)

W określonych sytuacjach możesz zażądać usunięcia swoich danych osobowych, w szczególności gdy:

• dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
• cofnąłeś zgodę, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania, a nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania.

6.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych, m.in. gdy kwestionujesz ich prawidłowość lub gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale sprzeciwiasz się usunięciu danych.

6.5. Prawo do sprzeciwu

W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po wniesieniu sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać Twoich danych w tych celach, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności.

6.6. Prawo do przenoszenia danych

W zakresie, w jakim przetwarzamy dane na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, przysługuje Ci prawo do otrzymania Twoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także prawo do przekazania tych danych innemu administratorowi, jeśli jest to technicznie możliwe.

6.7. Prawo do wycofania zgody

Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może jednak skutkować brakiem możliwości korzystania z wybranych funkcjonalności (np. otrzymywania newslettera).

6.8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z przepisami prawa, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

7. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, poprawy jego wydajności, analizy ruchu oraz – za Twoją zgodą – dostosowania treści i komunikacji marketingowej.

7.1. Czym są pliki cookies?

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) podczas odwiedzania strony internetowej. Pliki te mogą być odczytywane przez nasz system lub systemy zaufanych partnerów (np. dostawców narzędzi analitycznych), aby rozpoznać Twoją przeglądarkę, zapamiętać wybrane ustawienia oraz usprawnić korzystanie z serwisu.

7.2. Rodzaje używanych cookies

• Cookies niezbędne – umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie strony i podstawowych funkcji (np. nawigacja, działanie formularzy rezerwacyjnych, obsługa banera cookies). Bez nich korzystanie z serwisu mogłoby być utrudnione.
• Cookies funkcjonalne – pozwalają zapamiętać wybrane przez Ciebie ustawienia (np. preferencje językowe, sposób wyświetlania treści), aby poprawić komfort korzystania z serwisu.
• Cookies analityczne i statystyczne – pomagają nam analizować ruch na stronie, rozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z podstron takich jak Menu, Wydarzenia czy Rezerwacja, oraz optymalizować strukturę serwisu.
• Cookies marketingowe – mogą być wykorzystywane (za Twoją zgodą) do wyświetlania treści i komunikatów dopasowanych do Twoich zainteresowań, w tym informacji o szczególnych wydarzeniach czy ofertach specjalnych.

7.3. Cele stosowania cookies

Pliki cookies i podobne technologie wykorzystujemy w szczególności, aby:

• zapewnić stabilne i bezpieczne działanie strony,
• mierzyć liczbę wizyt oraz czas spędzony na poszczególnych podstronach,
• ulepszać układ i treści serwisu tak, aby szybciej prowadziły do kluczowych akcji (np. rezerwacji stolika lub zapisu na wydarzenie),
• prezentować wybrane treści lub oferty w sposób bardziej dopasowany do zainteresowań użytkowników (jeśli wyrazili na to zgodę).

7.4. Zarządzanie ustawieniami cookies

Przy pierwszej wizycie na stronie wyświetlany jest baner informujący o stosowaniu plików cookies, umożliwiający wybór odpowiednich ustawień. W każdym momencie możesz zmienić swoje preferencje poprzez:

• dostosowanie ustawień w banerze lub panelu zarządzania cookies (jeśli jest dostępny),
• zmianę konfiguracji przeglądarki internetowej – większość przeglądarek umożliwia blokowanie, ograniczanie lub usuwanie plików cookies.

Pamiętaj, że ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje strony, w tym na działanie formularzy rezerwacyjnych oraz wygodę korzystania z serwisu.

Więcej szczegółowych informacji na temat plików cookies znajdziesz w naszej odrębnej Polityce Cookies.

8. Kontakt i zgłaszanie naruszeń

Administratorem Twoich danych osobowych jest NeatSpaceCollective – lokal gastronomiczny i przestrzeń spotkań z ofertą wydarzeń o charakterze towarzyskim, w tym wieczorów pokerowych nastawionych na rekreację i integrację.

8.1. Dane kontaktowe administratora

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w tym realizacją Twoich praw, możesz skontaktować się z nami:

• za pośrednictwem formularza dostępnego w zakładce Kontakt,
• korespondencyjnie – na adres lokalu wskazany na naszej stronie internetowej,
• lub za pomocą innych danych kontaktowych wskazanych w sekcji kontaktowej serwisu.

8.2. Zgłaszanie zapytań i naruszeń

Jeśli masz pytania dotyczące sposobu przetwarzania Twoich danych, chcesz skorzystać ze swoich praw lub podejrzewasz naruszenie bezpieczeństwa danych, prosimy o niezwłoczny kontakt. Każde zgłoszenie:

• zostanie przez nas przeanalizowane,
• może skutkować podjęciem dodatkowych środków bezpieczeństwa lub działań naprawczych,
• zostanie rozpatrzone w terminach wynikających z przepisów prawa (co do zasady nie później niż w ciągu jednego miesiąca, z możliwością przedłużenia w uzasadnionych przypadkach).

8.3. Aktualizacje Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, m.in. w związku ze zmianami w obowiązujących przepisach prawa, rozwojem naszych usług (np. nowych form rezerwacji stolików czy wydarzeń) lub wdrożeniem nowych rozwiązań technologicznych. O istotnych zmianach będziemy informować użytkowników w widoczny sposób, np. poprzez komunikat na stronie lub wiadomość e‑mail, jeśli jest to uzasadnione.

Data ostatniej aktualizacji Polityki Prywatności: 2024-01-01.